RECHTLICHES

Datenschutz­erklärung

Stand: 27.10.2026

1. 1. Verantwortlicher
2. 2. Aufruf der Website
3. 3. Speicherung im Browser
4. 4. Kontakt per E-Mail und Telefon
5. 5. Support-Anfragen an support@
6. 6. Online-Bestellung
7. 7. Zahlung per Kreditkarte (Mollie)
8. 8. Kundenbereich und Software
9. 9. Status-Links für Auftraggeber
10. 10. Geschäftskontakte und Vertrieb
11. 11. Empfänger und Dienstleister
12. 12. Übermittlung in Drittländer
13. 13. Speicherdauer
14. 14. Ihre Rechte
15. 15. Widerspruchsrecht
16. 16. Sonstiges

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und in unseren Diensten ist:

Domenik Söll, Einzelunternehmen Söllcnc, handelnd als „SW Software Solutions“
Krummatt 6, 79688 Hausen im Wiesental, Deutschland
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 170 2838023

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Aufruf der Website

1. Unsere Website wird über das Netzwerk der Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA) ausgeliefert. Cloudflare leitet die Aufrufe über einen verschlüsselten Tunnel an unseren Server weiter und schützt die Website vor Angriffen und Überlastung. Dabei verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteangaben. Cloudflare ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig.
2. Unser eigener Webserver speichert keine Zugriffsprotokolle.
3. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, stabilen und schnellen Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4. Die Website lädt keine Schriften, Skripte oder Bilder von fremden Servern und bindet keine Analyse-, Tracking- oder Social-Media-Dienste ein.

3. Speicherung im Browser

Wir setzen auf der Website keine Cookies. Wenn Sie zwischen hellem und dunklem Design wechseln, speichert Ihr Browser diese Auswahl im lokalen Speicher (Local Storage) Ihres Geräts, damit sie beim nächsten Besuch erhalten bleibt. Diese Angabe wird nicht an uns übertragen. Sie können sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen. Die Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

4. Kontakt per E-Mail und Telefon

1. Wenn Sie uns per E-Mail (z. B. an info@ oder [email protected]) oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu beantworten.
2. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder dessen Anbahnung zusammenhängt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
3. Unsere E-Mail-Postfächer betreibt die dogado GmbH (Saarlandstraße 25, 44139 Dortmund) als Auftragsverarbeiter auf Servern in Deutschland.

5. Support-Anfragen an support@

1. E-Mails an [email protected] übernimmt unser System automatisch als Support-Ticket in unseren Kundenbereich. Gespeichert werden Absendername, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachrichtentext, Anhänge sowie der weitere Schriftverkehr zu dem Ticket. So können wir Anfragen nachverfolgen und Ihre Antworten dem richtigen Vorgang zuordnen.
2. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag mit uns betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer geordneten Bearbeitung von Anfragen).
3. Die Tickets liegen auf unseren eigenen Servern (siehe Nr. 11). Abgeschlossene Tickets löschen wir drei Jahre nach der letzten Nachricht automatisch, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

6. Online-Bestellung

1. Wenn Sie über unsere Bestellseite ein Paket bestellen, verarbeiten wir die dort angegebenen Daten: Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Anschrift, USt-IdNr. (freiwillig), gewähltes Paket, Abrechnungszeitraum und ggf. Rabattcode. Ohne die Pflichtangaben können wir den Vertrag nicht schließen.
2. Zum Nachweis Ihrer Zustimmung zu Lizenzvereinbarung und AGB und zum Schutz vor Missbrauch speichern wir außerdem Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung (User-Agent) der Bestellung. Um massenhafte Bestellversuche und das Durchprobieren von Rabattcodes zu verhindern, zählen wir Anfragen je IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher; diese Zähler verfallen spätestens nach einer Stunde.
3. Wir senden Ihnen eine Eingangsbestätigung und nach der Freischaltung die Zugangsdaten per E-Mail.
4. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsschluss und -durchführung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis des Vertragsschlusses, Schutz vor Missbrauch).
5. Bestellungen, die nicht abgeschlossen oder von uns abgelehnt wurden, löschen wir nach sechs Monaten automatisch. Daten angenommener Bestellungen speichern wir für die Dauer des Vertrags und danach, soweit sie für Rechnungen und Buchhaltung erforderlich sind, für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre, § 147 AO, § 257 HGB).

7. Zahlung per Kreditkarte (Mollie)

1. Für die Abbuchung per Kreditkarte nutzen wir den Zahlungsdienstleister Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande). Ihre Karte geben Sie direkt auf der Seite von Mollie für die wiederkehrenden Abbuchungen frei. Wir übermitteln dazu Firmenname und E-Mail-Adresse.
2. Ihre vollständigen Kartendaten geben Sie nur bei Mollie ein. Wir erhalten von Mollie lediglich Kartentyp, die letzten vier Ziffern, den Karteninhaber, das Ablaufdatum sowie den Status der Freigabe und der einzelnen Zahlungen (z. B. bezahlt, fehlgeschlagen, zurückgebucht).
3. Mollie verarbeitet die Daten zur Ausführung der Zahlungen und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten (z. B. Betrugs- und Geldwäscheprävention) teilweise als eigener Verantwortlicher. Näheres finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Mollie unter mollie.com/de/privacy.
4. Ist mit Ihnen ausnahmsweise die Zahlung per SEPA-Lastschrift vereinbart, nutzen wir dafür GoCardless SAS (7 Rue de Madrid, 75008 Paris, Frankreich). Ihre Bankverbindung geben Sie dann nur bei GoCardless ein; wir erhalten lediglich den Namen der Bank, den Kontoinhaber, die letzten Ziffern der IBAN und den Status des Mandats und der Zahlungen. Näheres unter gocardless.com/de/datenschutz.
5. Über jede Abbuchung erstellen wir mit der Buchhaltungssoftware sevdesk eine Rechnung und senden sie Ihnen per E-Mail. Dafür verarbeitet sevdesk Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Rechnungsbeträge und den Zahlungseingang in unserem Auftrag. Rechnungen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen des Handels- und Steuerrechts auf.
6. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Zahlungsabwicklung im Rahmen des Vertrags) und für die Aufbewahrung der Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. Kundenbereich und Software

1. Anmeldung und Konten. Für die Nutzung unserer Software (z. B. unter auftrag.sw-software-solutions.com, lager.sw-software-solutions.com) verarbeiten wir die Daten der Benutzerkonten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Rechte, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash), Einstellungen und – bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung – das dafür nötige Geheimnis in verschlüsselter Form. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Benutzern, die nicht selbst Vertragspartner sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bereitstellung der vom Kunden gebuchten Software).
2. Sitzungs-Cookie. Nach der Anmeldung setzt die Software ein einziges Cookie, das Ihre Sitzung kennzeichnet. Es ist technisch unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung ungültig. Weitere Cookies, Tracking- oder Analysedienste setzt die Software nicht ein. Komfort-Einstellungen (z. B. helles oder dunkles Design, zuletzt geöffnete Seite, Sortierung von Listen) speichert die Software im lokalen Speicher Ihres Browsers; sie verlassen Ihr Gerät nicht.
3. Sicherheit. Zum Schutz vor Angriffen zählen wir fehlgeschlagene Anmeldeversuche je Konto und IP-Adresse (nur im Arbeitsspeicher, zeitlich begrenzt) und prüfen – wenn ein Kunde eine IP-Freigabe eingerichtet hat – die IP-Adresse bei der Anmeldung. Server- und Anwendungsprotokolle, die IP-Adressen oder E-Mail-Adressen enthalten können, löschen wir spätestens nach 30 Tagen; die Protokolle unseres vorgeschalteten Webservers nach 14 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit unserer Systeme).
4. Annahme der Lizenzvereinbarung. Nimmt ein Administrator die Lizenzvereinbarung im Kundenbereich an, speichern wir als Nachweis Benutzerkonto, Name, E-Mail-Adresse, Firma, Fassung, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Der Nachweis wird mit der Instanz des Kunden nach Vertragsende gelöscht.
5. Daten, die Kunden in der Software speichern (z. B. Aufträge, Kunden- und Lieferantendaten, Zeiten, Dateien), verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Kunden nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für diese Daten ist der Kunde; Auskunft dazu erteilt das jeweilige Unternehmen. Einzelheiten regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung in Anlage 4 der Lizenzvereinbarung.
6. Meldungen aus der Software. Nutzen Sie in der Software „Problem melden“, verarbeiten wir die Meldung mit Name und E-Mail-Adresse des Benutzers, technischen Angaben (aufgerufene Seite, Bildschirmgröße, Browser, Programmversion) und ggf. einem Bildschirmfoto, um den Fehler zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

9. Status-Links für Auftraggeber

Unsere Kunden können ihren Auftraggebern einen Link (status.sw-software-solutions.com) senden, über den diese den Bearbeitungsstand eines Auftrags sehen. Beim Aufruf wird nur die Zahl der Aufrufe gezählt; IP-Adressen werden dafür nicht gespeichert und es werden keine Cookies gesetzt. Für die Inhalte ist der jeweilige Kunde verantwortlich, der den Link erstellt hat.

10. Geschäftskontakte und Vertrieb

1. Um Unternehmen auf unsere Software aufmerksam zu machen, verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten von Unternehmen und deren Ansprechpartnern (Firma, Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Anschrift, Website, Notizen zum Kontakt). Diese Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Unternehmenswebsites und Branchenverzeichnissen oder aus einem bestehenden Geschäftskontakt.
2. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Gewinnung von Geschäftskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Werbliche E-Mails und Anrufe erfolgen nur im Rahmen von § 7 UWG.
3. Sie können der Verwendung Ihrer Daten jederzeit widersprechen (siehe Nr. 15); wir löschen sie dann und vermerken nur, dass Sie keinen Kontakt wünschen. Ansonsten löschen wir Kontakte, aus denen keine Geschäftsbeziehung entsteht, spätestens zwei Jahre nach dem letzten Kontakt.

11. Empfänger und Dienstleister

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Folgende Dienstleister setzen wir ein; soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig sind, haben wir mit ihnen Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen:

• ZAP-Hosting GmbH – Server für Website, Kundenbereich und Software (Rechenzentrum in der Europäischen Union).
• Cloudflare, Inc. – Auslieferung, verschlüsselte Verbindung und Schutz vor Angriffen (siehe Nr. 2 und 12).
• dogado GmbH – E-Mail-Postfächer und Versand unserer E-Mails (Deutschland).
• Mollie B.V. – Abwicklung von Kreditkartenzahlungen (Niederlande, siehe Nr. 7).
• GoCardless SAS – Abwicklung vereinbarter SEPA-Lastschriften (Frankreich, siehe Nr. 7).
• sevdesk GmbH – Buchhaltung, Erstellung und Versand unserer Rechnungen (siehe Nr. 7).

Darüber hinaus übermitteln wir Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Finanzbehörden) oder es zur Durchsetzung unserer Rechte erforderlich ist (z. B. an Steuerberater oder Rechtsanwälte, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind).

12. Übermittlung in Drittländer

Cloudflare, Inc. hat ihren Sitz in den USA. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; für die Übermittlung besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Ergänzend haben wir mit Cloudflare die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) vereinbart. Im Übrigen verarbeiten wir Ihre Daten in der Europäischen Union.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und löschen sie danach – die konkreten Fristen stehen bei den einzelnen Punkten oben. Unterliegen Daten einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (insbesondere sechs bzw. zehn Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO für Handelsbriefe, Rechnungen und Buchungsbelege), schränken wir die Verarbeitung bis zum Ablauf der Frist ein und löschen sie dann.

14. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Haben Sie in eine Verarbeitung eingewilligt, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dafür einfach an [email protected].

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

15. Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Verwendung Ihrer Daten für Werbung (Nr. 10) können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Eine formlose Nachricht an [email protected] genügt.

16. Sonstiges

1. Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO. Bestellungen prüft und entscheidet ein Mensch.
2. Alle Verbindungen zu unserer Website, zur Bestellseite und zur Software sind per TLS (HTTPS) verschlüsselt.
3. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

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